De ce și când negociezi cu autoritățile contractante?
Negocierea cu autoritățile contractante poate apărea în două contexte principale: în cadrul unei negocieri competitive prevăzute de legislație sau în faza de clarificări și ajustări post-evaluare, când autoritatea invită ofertanții la negocieri pentru a îmbunătăți oferta (dacă procedura permite).
Scopul negocierii este obținerea unui echilibru între cerințele autorității și propunerea ofertantului — optimizarea prețului, calendarului, criteriilor tehnice sau serviciilor adăugate, menținând în același timp conformitatea legală.
Reguli legale și limitări
Este esențial să știi că nu orice procedură permite negocieri. Legea achizițiilor și normativele UE definesc când și cum poate fi folosită negocierea. De exemplu, procedurile de tip negociere competitivă sau dialog competitiv au reguli stricte privind transparența, publicitatea și egalitatea de tratament.
Înainte de a propune modificări, verifică documentația de atribuire și anunțul procedurii. Dacă autoritatea nu prevede negociere, orice contact neautorizat poate fi interpretat ca act de corupție sau ca încălcare a principiului de tratament egal.
Strategie practică de negociere — pași concreți
- Analizează documentația — identifică punctele unde oferta ta este vulnerabilă sau unde poți adăuga valoare (termene, servicii post-vânzare, garanții extinse).
- Identifică obiectivele autorității — preț, calitate, durată, sustenabilitate, criterii sociale.
- Propune opțiuni (pachete) — oferă alternative clare: pachet standard, pachet premium cu cost suplimentar, sau reduceri la volume mai mari.
- Folosește date și referințe — studii de fezabilitate, studii de piață, exemple de proiecte similare pentru a justifica propunerea.
- Stabilește limite — definește clar care sunt concesiile pe care le poți face și care sunt deal-breaker-ele.
- Documentează totul — orice propunere trebuie transmisă formal, în scris, pentru a păstra transparența și a proteja ambele părți.
Tip: încearcă să transformi o discuție despre preț într-una despre valoare: economii pe termen lung, costuri totale TCO, fiabilitate.
Pregătirea ofertei pentru negociere
O ofertă pregătită pentru negociere include variante alternative și clauze flexibile care să permită ajustări fără a modifica esența punctelor cheie din documentația de atribuire. Exemple de elemente pregătite:
- Alternative tehnice echivalente cu justificare
- Plan de livrare flexibil (faze, milestone-uri)
- Opțiuni de finanțare sau plafoane de plată
- Servicii adiționale la cost redus (training, mentenanță)
Consultă și resursele noastre pentru documentație: Caiet de sarcini • Procedura de atribuire • Acord cadru.
Etică, transparență și evitarea riscurilor
Păstrarea integrității este crucială: evită orice contact neoficial, favorizare sau promisiuni verbale. Orice amendă sau excludere ulterioară poate distruge reputația companiei și poate conduce la sancțiuni legale.
Dacă există incertitudini procedurale, folosește calea oficială de clarificări pe SEAP/SICAP sau solicită clarificări scrise — astfel rămâi în sfera legală și transparentă.
Întrebări frecvente
Pot negocia dacă am depus deja oferta?
Depinde de procedură. În unele cazuri, autoritatea poate permite negocieri post-evaluare, dar acest lucru trebuie clar prevăzut în documentația de atribuire. Documentează orice modificare și semnează actele adiționale necesare.
Cum documentez o propunere acceptată în negociere?
Orice modificare acceptată trebuie consemnată printr-un act adițional sau clarificare scrisă în cadrul procedurii, semnată electronic conform regulilor SEAP/SICAP.
Ce riscuri implică negocierea?
Riscurile includ excluderea pentru practici incorecte, contestații din partea altor ofertanți, riscuri reputaționale și chiar sancțiuni legale în caz de nerespectare a principiilor de tratament egal și transparență.
Concluzie
Negocierea cu autoritățile contractante poate fi o oportunitate de a ajusta oferta în avantajul ambelor părți — autoritatea obține valoare mai bună, iar ofertantul își adaptează propunerea pentru a fi competitiv. Cheia succesului este pregătirea temeinică, respectarea cadrului legal și menținerea transparenței pe toată durata procedurii.
Descarcă modelul de documentare pentru negocieri (PDF)